Mer om krav i offentlig upphandling

Lagändringar och förenklade rutiner är bra men redan idag skulle Staten kunna spara miljarder bara genom att tänka på hur man formulerar sina krav.

Som jag har skrivit om tidigare så lade Statens Offentliga Utredningar (SOU) fram en rapport med titeln ”Goda Affärer – En strategi för hållbar offentlig upphandling”.

I rapporten nämns många bra förslag som kan underlätta för anbudsgivarna. Självklart stödjer vi åtgärder som tydligare annonsering av upphandlingar och höjda gränsvärden men detta är åtgärder som behöver behandlas politiskt och tar tid att införa. Finns det då inget som kan göras redan nu? Svaret är ett självklart jo.

Utredarna konstaterar att

”Utredningens analyser visar till exempel på stora brister hos många myndigheter både när det gäller själva kravställandet /…/ och uppföljningen av upphandlade kontrakt. Kravställandet /…/ lämnar mycket i övrigt att önska. Om inte kraven är väl utformade blir de svåra att följa upp.

Faktum är att över 50 % av alla projekt överskrider budget med mer än 50 % och över 30 % läggs ner innan de ens är färdiga. Just brister i kravställande är den enskilt största fördyrande faktorn. I mer än en femtedel av fallen beror misslyckandet på dålig kravställning och bristande uppföljning, det man kallar kravhantering. Detta har konstaterats i flera utredningar.

Tyvärr saknas det officiell statistik, vilket utredarna också påpekar, men vi som arbetar med detta vet att även i offentlig upphandling är bristande kravhantering den största fördyrande faktorn!

Brännpunkt den 5 mars 2013 leker utredarna med tanken att man kan spara ett par procent och då minska Statens utgifter med 10 miljarder. Siffrorna ovan visar snarare på en potentiell besparing runt 50 – 100 miljarder. 

Statens utredare konstaterar även korrekt

”Att upphandla rätt kvalitet till bra priser är med andra ord svårt och låter sig inte göras utan både kompetens och professionalism.”

De flesta upphandlande myndigheter anser sig nog kunna det som behövs inom sitt respektive område, i annat fall anlitar man fackexperter. Däremot tänker de allra flesta inte på att kravställandet i sig är en egen disciplin som kräver samma nivå av kompetens och professionalism. Vi har hört högt uppsatta personer på upphandlande myndigheter säga att de tror att man kan sätta ihop kravspecifikationen för en upphandling i mångmiljonklassen på 15 minuter. Det kan förklara en del av de havererade upphandlingarna vi sett de senaste åren.

Att utforma relevanta, affärsmässiga krav, som uppfattas på samma sätt av anbudsgivaren som av den upphandlande myndigheten är en central utmaning i varje upphandling som kan spara mycket pengar, tid och efterarbete. 

/Alexander von Essen, Require

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *