Att skapa samsyn med hjälp av processer

Det är alltid en utmaning som kravanalytiker att säkra att man fångar alla aspekter nödvändiga för den lösning som skall tas fram eller att inte förlora momentum i kravarbetet.

Elicitering, eller kravinhämtning som det också heter, handlar just om den del av kravarbetet som syftar till att få fram olika intressenters krav, väga dessa gentemot varandra, för att till sist kunna presentera en sammanhållande kravbild. Den som arbetar med krav har dock många gånger fått erfara att de involverade kan ha skilda uppfattningar kring det område i verksamheten som är föremål för en förändring.

Det är också viktigt att som kravanalytiker hålla engagemanget uppe bland de som deltar i kravarbetet. Haltar de inledande diskussionerna och tiden drar ut utan att man lyckas uppnå något resultat, riskerar man att förlora intresse och fokus bland dem man är beroende av.

Att skapa en samsyn är därför A-O för att få igång arbetet på ett smidigt och smärtfritt sätt. Processer är då ett bra sätt att skapa en gemensam bild av verksamheten utifrån vilken kommande diskussioner kan ta sin utgångspunkt.

Som en enskild kravställare är det svårt att känna till alla aspekter kopplade till hur en verksamhet och dess processer fungerar. Därför skall man alltid sträva efter i ett kravarbete att få tillstånd en diskussion där alla involverade kan lyfta fram sin syn på en frågeställning. På så sätt får man fram nyanserna mellan olika uppfattningar som hjälper till att forma de slutgiltiga kraven.

En bra genomförd processmodellering ökar förståelsen bland de involverade av hur verksamheten hänger ihop, vad olika delar bidrar med och vilken påverkan de har på varandra och slutresultatet. Trösklarna sänks och diskussionerna underlättas.

Den vanliga bilden av processer är att det är ett flöde av aktiviteter som beskriver vad man gör för att uppnå ett definierat resultat. Därtill synliggörs beslutspunkter och alternativflöden och vi får en förståelse för hur komplext området vi rör oss i är.

Men det är inte bara aktiviteterna vi får fram genom att göra en modellering utan vi kan även bygga på med fler delar som bidrar till en bra helhetsbild och därmed samsyn, nämligen;

Data / information: Alla aktiviteter konsumerar och skapar information. Genom att definiera denna vet vi vilken den är, vilka källor den hämtas ifrån och var skapad information lagras.

Roller / kompetens: Vi ser vilka resurser som finns, deras uppgifter, ansvar samt inom vilka befogenheter och behörigheter de agerar.

Direktiv: I varje verksamhet finns det interna och externa direktiv, alltifrån regelverk till interna riktlinjer i form av policys och affärsregler. Dessa ger oss klarhet inom vilka ramar verksamheten måste förhålla sig.

Tjänster: Vissa delar av verksamheten kan vara sourcad till extern partner och där överenskommelsen med dessa beskriver hur samverkan och ansvar har fördelats.

Fysiska resurser: Olika former av hårdvara som är nödvändig för att kunna leverera

Detta är kunskap och information som är till stor nytta för kravställarna att utgå ifrån och som gör det enklare att som kravanalytiker leda och koordinera kravarbetet. Med samsyn kring hur verksamheten och dess processer fungerar blir det lättare att identifiera kraven, diskutera krav som står i konflikt och att säkerställa att kravställningen blir heltäckande.

Som kravanalytiker har man ofta fått erfara att många bolag saknar processbeskrivningar, inte minst bland de stora bolagen vilket kan vara mycket förvånande. Det är oftast de små som lättast kan beskriva sina processer medan de stora snarare tycks fungera på rutin men saknar en helhetsbild. Kanske inte så konstigt när man tänker efter. När man då får tillfälle att belysa en verksamhet med hjälp av en processmodellering ger det därför ofta en stark aha-upplevelse bland de involverade (dvs sänkta trösklar).

Att kunna modellera processer är ett viktigt verktyg för en kravanalytiker. Det ger uppdragsgivaren inte bara en bättre förståelse för sin verksamhet utan även förutsättningar att bedriva ett effektivt kravarbete. Det är på så sätt som man som kravanalytiker är med och skapar hållbara lösningar på behov och i förlängningen mervärde åt uppdragsgivaren.

En bra dokumenterad beskrivning av verksamheten hjälper således mycket. Den behöver inte vara detaljerad men ändå tillräcklig för att man skall förstå hur verksamheten hänger ihop. Uppnår vi samsyn har vi såväl fokus på som momentum i arbetet.

Men bäst av allt är att uppgiften med att ta fram kraven blir så mycket roligare!

Daniel Burén, Require AB i Malmö

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *